Introduzione
Il magazzino farmaceutico ospedaliero tratta medicinali, dispositivi medici e altri articoli sanitari, quali parafarmaci, disinfettanti, integratori, prodotti per la nutrizione enterale, gestendone la ricezione, lo stoccaggio e la distribuzione, sia ai diversi reparti dei tre presidi e alle strutture ad essi collegate, sia direttamente agli assistiti residenti nel territorio di competenza.
L’Azienda Socio Sanitaria Territoriale Valle Olona (ASST) si compone di quattro presidi ospedalieri (P.O.): P.O. di Busto Arsizio, P.O. di Saronno, P.O. di Gallarate e P.O. di Somma Lombardo.
La gestione ottimale dei magazzini farmaceutici risulta cruciale per assicurare un’efficienza che bilanci disponibilità e risparmio
In un’ottica di analisi di risk management per criticità di risorse di struttura, organizzative e di processo, oltre a definire una struttura organizzativa propedeutica alla realizzazione del Nuovo Ospedale Unico Busto Arsizio-Gallarate, si stima che l’unificazione dei magazzini farmaceutici determini un rilevante impatto a livello logistico, ottimizzando la movimentazione dei medicinali in ingresso e in uscita verso le unità operative (UU.OO.) richiedenti. Inoltre, si stimano benefici anche a livello amministrativo-contabile, con un abbattimento del numero di ordini e di fatture gestite attraverso il processo.
Perseguendo tali propositi è stato condotto lo studio di fattibilità di unificazione, presso la sede di Busto Arsizio, dei magazzini dei due presidi ospedalieri, mantenendo elevati la qualità e livello del servizio, la sicurezza e la tempestività delle forniture di medicinali, dispositivi medici e altri articoli sanitari ai reparti di ciascun presidio ospedaliero.
Obiettivo
L’obiettivo dell’analisi è stato valutare la fattibilità tecnica e organizzativa dell’unificazione dei due magazzini. Esso può essere suddiviso in due parti: dapprima si è proceduto alla valutazione della capacità ricettiva del magazzino del P.O. di Busto Arsizio al fine di stabilire se lo spazio fosse sufficiente per accogliere l’attuale giacenza del magazzino del P.O. di Gallarate; successivamente si è posta attenzione su quali dovessero essere i cambiamenti organizzativi in termini di dotazioni tecniche e di personale attualmente in servizio nei due presidi, oltre ad una valutazione utilizzando la metodologia lean rispetto alla distribuzione ottimale dei presidi sul territorio, evitando sovrapposizioni e duplicati, ma soprattutto che soddisfi la reale richiesta dei Reparti e dei Servizi.
Materiali e metodi
L’analisi di fattibilità è stata sviluppata da un gruppo di lavoro multidisciplinare, il quale ha messo in campo tecniche di Lean Management sui dati estratti riguardanti i magazzini del P.O. di Busto Arsizio e del P.O. di Gallarate.
I dati di giacenza e movimenti entrata-uscita sono stati estratti dall’applicativo gestionale di magazzino e dall’applicativo utilizzato per effettuare richieste informatizzate e sono stati incrociati con i dati rilevati durante l’inventario 2022.
Considerando inizialmente solo il magazzino del P.O. di Gallarate si è estratto l’inventario comprendente tutti gli articoli presenti al 21/12/2022; sono stati poi individuati gli articoli interessati da movimentazioni in ingresso e in uscita nel periodo 21/12/2022-31/12/2023. Sono stati estratti, quindi, anche tutti i movimenti degli articoli selezionati in entrata e uscita dal P.O. di Gallarate.
Dall’analisi sono stati esclusi:
- i dispositivi medici;
- gli articoli di grosso volume come ad esempio le soluzioni infusionali;
- medicinali, dispositivi medici e altri articoli sanitari destinati esclusivamente alla distribuzione ai pazienti afferenti al servizio di Farmaceutica territoriale che rimarranno in deposito presso il magazzino del P.O. di Gallarate;
- medicinali distribuiti attraverso lo sportello della distribuzione diretta ai pazienti in visita presso gli ambulatori del P.O. di Gallarate;
- medicinali ed altri prodotti sanitari acquistati presso grossista.
In seguito è stata calcolata la giacenza incrementale giorno per giorno di ciascun articolo, utilizzando il differenziale fra gli ingressi e le uscite della singola giornata e sommandolo alla giacenza del giorno precedente. Poi, è stata calcolata la giacenza giornaliera complessiva, intesa come la somma della giacenza di tutti gli articoli presenti in magazzino.
Parallelamente è stato calcolato il volume di una confezione da considerare ai fini del calcolo misurando il volume di singoli campioni di scatole di medicinali di diverse taglie e pezzature e determinandone poi la mediana.
Adottare un approccio gestionale basato sul valore consente di evitare sprechi e duplicazioni di scorte, riducendo i costi e ottimizzando le risorse
Moltiplicando il dato della giacenza giornaliera complessiva al volume stabilito di una confezione è stato ottenuto il volume complessivo dei medicinali contenuti nel magazzino del P.O. di Gallarate.
Infine, attraverso un sopralluogo nel magazzino del P.O. di Busto Arsizio, è stato misurato lo spazio totale destinato allo stoccaggio dei medicinali, concentrandosi su quello attualmente non occupato.
AS-IS
Attualmente, i presidi di Gallarate e Busto Arsizio hanno due magazzini farmaceutici indipendenti; in particolare, escludendo i centri di costo del territorio di competenza, il magazzino di Gallarate serve i presidi di Gallarate e Somma Lombardo, mentre quello di Busto Arsizio serve il presidio di Busto Arsizio e parte delle richieste provenienti dal presidio di Saronno.
Propedeutica alla futura unificazione, è stata da breve variata la classificazione utilizzata per lo stoccaggio a scaffale delle scorte, passando da quella secondo ordine alfabetico a quella secondo il codice attribuito nel gestionale di magazzino, codice che a sua volta viene assegnato sulla base della classificazione anatomica terapeutica chimica (ATC). Quest’ultima viene già da tempo impiegata presso il magazzino farmaceutico di Busto Arsizio.
TO-BE
L’obiettivo di unificare il magazzino di Gallarate con quello di Busto Arsizio ha come scopo l’accentramento su quello di Busto Arsizio dell’attività di distribuzione agli ospedali di Busto Arsizio, Gallarate e Somma Lombardo.
La distribuzione a Distretti territoriali, Servizi territoriali per le Dipendenze (Ser.D.) e centri vaccinali, rimarrebbe in carico alla Farmacia del P.O. di Gallarate, dove ha sede la Farmacia Territoriale che ha competenza su queste strutture.
In carico alla Farmacia del P.O di Gallarate resterebbe altresì la distribuzione di medicinali di grosso volume, quali le soluzioni infusionali, il cui trasporto sarebbe più dispendioso rispetto ai benefici apportati.
È stata quindi condotta un’analisi di tutti i codici presenti a Gallarate e dei 2101 codici presenti sono 410 quelli esclusivamente distribuiti dalla Farmacia del P.O. di Gallarate. Per i restanti codici, presenti anche nel magazzino della Farmacia del P.O. di Busto Arsizio, è stato ipotizzato un aumento del 50 % della giacenza attuale a copertura del fabbisogno rilevato da quanto richiesto ai due magazzini.
La gestione orientata al valore non solo ottimizza le risorse ma riduce le scorte in eccesso, migliorando la qualità delle cure e la tempestività degli interventi
Dal sopralluogo effettuato nel magazzino farmaceutico del P.O di Busto Arsizio è stata quantificata la capacità ricettiva al fine di valutare se fosse in grado di accogliere la quantità supplementare di articoli provenienti dal magazzino del P.O. di Gallarate. Durante il sopralluogo sono stati presi in considerazione soltanto gli scaffali contenenti medicinali, medicinali nutrizionali e disinfettanti mentre non sono entrati nel computo quelli su cui sono stoccati dispositivi medici e grossi volumi che, come anticipato, rimarranno in gestione al magazzino di Gallarate. In dettaglio si è rilevato quanto segue.
Medicinali
- N° 37 scaffali da 5 ripiani ciascuno, dimensioni singolo ripiano 119L x 29H x 49P cm;
- N° 3 scaffali da 5 ripiani ciascuno, dimensioni singolo ripiano 99L x 29H x 49P cm;
- N° 4 scaffali da 5 ripiani ciascuno, dimensioni singolo ripiano 119L x 42H x 49P cm;
- N° 1 cella frigorifera da 3 scaffali con 4 ripiani ciascuno, dimensioni singolo ripiano 150L x 36H x 50P cm.
Disinfettanti
- N° 5 scaffali da 5 ripiani ciascuno, dimensioni singolo ripiano 99L x 42H x 49P.
Medicinali nutrizione
- N° 1 scaffali da 5 ripiani ciascuno, dimensioni singolo ripiano 119L x 42H x 49P cm;
- N° 2 scaffali da 5 ripiani ciascuno, dimensioni singolo ripiano 99L x 42H x 49P cm.
Inoltre le scorte di alcuni medicinali che risultano ingombranti sono stoccati su pallet disposti in scaffalature aventi la seguente struttura: n.2 campate da 270 cm di larghezza e n.1 campata larga 180 cm, ogni campata consta di due ripiani di altezza 150 cm.
Lo spazio totale offerto dagli scaffali misurati del magazzino di Busto Arsizio corrisponde a 49.89 m3, a cui si sommano 8 posti pallet per le scorte.
Conclusione
L’analisi di fattibilità condotta evidenzia che lo spazio occupato dagli articoli stoccati nel magazzino farmaceutico del P.O. di Gallarate risulta essere pari a 15,16 m3; considerando che la capacità ricettiva del magazzino di Busto Arsizio è pari a 49.89 m3 ed è occupato per circa il 65% (32,43 m3) del volume totale offerto dalle scaffalature, si conclude che esso sia in grado di accogliere gli articoli provenienti dal magazzino della Farmacia del P.O. di Gallarate, in quanto rimangono ancora disponibili 17,46 m3 senza contare i posti pallet per le scorte.
In conclusione si evince come la gestione ottimale dei magazzini farmaceutici risulta cruciale per assicurare un’efficienza che bilanci disponibilità e risparmio. Adottare un approccio gestionale basato sul valore consente di evitare sprechi e duplicazioni di scorte, riducendo i costi e ottimizzando le risorse. Un sistema di programmazione accurato permette di monitorare costantemente le necessità dei diversi reparti, garantendo la disponibilità dei farmaci e dei presidi sanitari quando richiesti. Questa gestione orientata al valore non solo ottimizza le risorse ma riduce le scorte in eccesso, migliorando la qualità delle cure e la tempestività degli interventi.
