Il robot magazziniere al lavoro alla Farmacia ospedaliera del Mauriziano di Torino

Un nuovo robot magazziniere è al lavoro alla Farmacia ospedaliera del Mauriziano di Torino, dove eroga con assoluta precisione ed efficienza le terapie farmacologiche e interventistiche con dispositivi medici. “Si tratta di una novità per gli ospedali della regione, con grandi potenzialità. Un’alternativa è l’esternalizzazione del servizio a professionisti della logistica. Con questo progetto, noi vogliamo anche raffrontare i vantaggi, i benefici e i costi tra una gestione interna e una esternalizzata – ha affermato il direttore generale dell’ospedale Maurizio Dall’Acqua durante la presentazione del nuovo strumento -. Il robot non sbaglia mai e quando stocca i farmaci lo fa anche per data di scadenza e questo è importante perché così si usa prima ciò che scade prima. Si supera inoltre la necessità di avere degli stoccaggi a livello dei reparti”.

In prospettiva l’operatività del robot potrà essere ulteriormente estesa: “Cercheremo di applicarlo anche alla distribuzione diretta, cioè quella fatta al paziente al momento delle dimissioni – spiega Dall’Acqua -. Inoltre, lavorando 24 ore al giorno, ha una potenzialità che supera le esigenze del Mauriziano, quindi è anche possibile pensare a una centralizzazione della preparazione del farmaco a favore di altri ospedali della città”.

Il robot come culmine del processo di digitalizzazione

“Il robot ci è stato consegnato a novembre del 2020 ed è operativo da circa sei mesi: non è semplice calare nella pratica questo tipo di tecnologie – spiega la direttrice della Farmacia ospedaliera Annalisa Gasco -. Il bello viene adesso, perché il progetto sarà monitorato per un anno dal Politecnico di Torino con 17 indicatori pensati per scandagliare a fondo le potenzialità e l’impatto del robot, che si inserisce nel quadro di un ospedale in cui l’informatizzazione in questo settore era già molto spinta”.

Nell’arco dell’ultimo decennio, al Mauriziano è stato informatizzato tutto il percorso del farmaco: “Da anni l’azienda ha puntato sulla logistica, riconoscendone la fondamentale importanza nel garantire il miglioramento della qualità dell’assistenza e il raggiungimento degli obiettivi di salute attesi – precisa Gasco -. Nel 2011 è stato digitalizzato il magazzino farmaceutico e subito dopo il prelievo dagli alveoli con lettori di codici a barre; poi sono state informatizzate la prescrizione al letto del paziente, che viene effettuata dal medico col tablet, e la richiesta da parte del reparto, per finire con il processo di somministrazione che avviene con la lettura del braccialetto e il match con il codice a barre del farmaco che si sta somministrando. In questo senso l’introduzione del robot è la chiusura del cerchio”.

Un progetto sperimentale

A oggi, il Mauriziano è la prima azienda ospedaliera piemontese a sperimentare l’automazione della supply chain (catena distributiva) del farmaco. L’ospedale torinese ha aderito a un progetto nazionale di Sanità 4.0, finanziato con fondi europei, per un valore di circa 400 mila euro, con l’obiettivo di sperimentare sistemi di automazione della movimentazione di medicinali e dispositivi medici all’interno delle aziende sanitarie. A seguire il progetto è un’équipe multidisciplinare che collabora col Politecnico allo studio che durerà un anno.

Già nei primi mesi di uso del robot il servizio ha riscontrato notevoli vantaggi. “Colpiscono la precisione e la velocità con cui il robot esegue le attività che di solito in questi magazzini sono manuali, consentendo performance di cui prima non saremmo stati assolutamente capaci – commenta Gasco -. Questo fa capire che si potrà lavorare nella direzione della riduzione delle scorte, dell’aumento del turnover e in definitiva della diminuzione degli euro immobilizzati nel magazzino, liberando risorse che l’ospedale potrà investire in altro”.

Colpiscono la precisione e la velocità con cui il robot esegue le attività che di solito in questi magazzini sono manuali

In concreto, uno dei primi obiettivi è di cominciare a riapprovvigionare tutti i reparti ogni giorno: “Si tratta di un impegno molto pesante, così finora i servizi sono stati riapprovvigionati solo due volte a settimana. Gli infermieri erano costretti a fare richieste un po’ dilatate, a volte anche corpose e impegnative, perché ogni giorno reparto dimette e non sa chi ricovera. Da ora in avanti gli infermieri dovrebbero solo programmare il fabbisogno per l’indomani: ci aspettiamo quindi richieste più mirate e con quantitativi ridotti, oltre a una diminuzione delle scorte negli armadi di reparto. Nel giro di un mese puntiamo a tarare le scorte sia dei magazzini che degli armadi sulla reale attività terapeutica dell’ospedale”.

Non si tratta di una prima esperienza in assoluto: “Ci sono già altre esperienze con robot di questo genere in regioni come Toscana ed Emilia-Romagna, oltre che in farmacie private – precisa Gasco -. In Piemonte, l’uso del robot è già applicato da un’Asl che ha però scelto di affidarsi a un’azienda di logistica per la gestione del magazzino, che si trova all’esterno del presidio ospedaliero. Per noi però è prioritario che il magazzino sia interno all’ospedale, perché ad esempio nel caso di un farmaco salvavita è prioritario che la somministrazione avvenga nel più breve tempo possibile. Dopo aver efficientato tutte le fasi propedeutiche, questa per noi è una grande conquista”.

I vantaggi del robot magazziniere

In base a quanto evidenziato dai risultati preliminari, la nuova tecnologia consente:

• di ridurre gli spazi dedicati allo stoccaggio dei farmaci, rendendo più ampia e flessibile l’operatività interna della Farmacia ospedaliera e liberando “superficie” che potrà essere riconvertita ad esempio in strutture assistenziali;
• di ridurre significativamente le attività cosiddette usuranti di movimentazione manuale dei carichi in entrata e uscita dal magazzino farmaceutico da parte del personale tecnico. Le ricadute, sia in termini di salute che di motivazione degli addetti ai lavori, sono significative. Gli operatori tecnici di magazzino si sentono maggiormente valorizzati e recuperano tempo prezioso da destinare a mansioni a “valore aggiunto”, ad esempio nei reparti, sgravando il personale infermieristico dalle attività di tenuta degli armadi farmaceutici e supportandolo nella compilazione delle richieste di ri-approvvigionamento, o all’interno dello stesso magazzino dedicandosi ad un controllo più accurato dei materiali in arrivo, aspetti che elevano la qualità complessiva del processo clinico;
• di abbattere l’incidenza di errori compiuti nella catena di distribuzione dei medicinali ai reparti, che fisiologicamente caratterizzano le attività manuali e ripetitive  e che possono comportare potenziali danni anche gravi al paziente ricoverato;
• di ridurre in modo notevole i tempi di espletamento delle diverse fasi del processo di logistica. La velocità nell’evasione delle richieste di ri-approvvigionamento provenienti dai reparti, definibile come “just in time” (in tempo reale), consente al personale infermieristico di formulare richieste quali-quantitativamente mirate,  riducendo gli sprechi e le scorte negli armadi farmaceutici periferici. Il tempo che intercorre tra la prescrizione della terapia da parte del medico e la sua somministrazione si accorcia, a beneficio del paziente ricoverato. La capacità del robot di formulare al farmacista proposte d’ordine in autonomia, sulla base di un inventario in tempo reale e di valori di scorte minime preimpostate, abbatte drasticamente le rotture di stock, ossia il rischio di rimanere sprovvisti di uno o più medicinali, e aumenta il turnover (l’indice di rotazione) delle scorte che si riducono progressivamente.
• di garantire, in un contesto di Risk Management (governo del rischio clinico), la tracciabilità del farmaco dal momento in cui entra in ospedale fino all’armadio di reparto anche per quanto riguarda il lotto e la data di scadenza. È possibile in questo modo procedere al ritiro immediato dai reparti di eventuali lotti segnalati a scopo cautelativo dal Ministero della Salute, evitando che gli stessi nel frattempo possano continuare ad essere somministrati ai pazienti. Inoltre, in quei reparti, ormai la maggioranza, in cui la prescrizione dei medicinali avviene al letto del paziente attraverso una scheda unica di terapia informatizzata e caricata su tablet, e la somministrazione è verificata tramite lettura del braccialetto elettronico, si realizza la completa  tracciabilità del medicinale dal fornitore al letto del paziente, aspetto fondamentale per un’efficace governo dell’appropriatezza e del rischio associato alla conduzione delle terapie farmacologiche. Inoltre, con la logica del Fifo (First In First Out), il robot eroga i medicinali in base alla loro data di scadenza, azzerando la quantità di farmaci dichiarati fuori uso perché conservati oltre la data di validità ed evitando che gli stessi possano per errore entrare nel ciclo di distribuzione.

I numeri del robot al Mauriziano

Il robot si estende per 19 metri, occupa un volume di 88 metri cubi e consente di accogliere e gestire in un ambiente a temperatura controllata circa 30 mila confezioni.

Lavora 24 ore su 24, di giorno per il ri-approvvigionamento dei medicinali ai reparti attraverso sei punti di erogazione simultanei e con logiche First Expired First Out (Fefo) e First In First Out (Fifo) per il controllo dei lotti e delle scadenze, mentre di notte si ricarica delle confezioni che verranno distribuite.

È dotato di un braccio robotizzato umanoide a sei articolazioni rotanti, con prestazioni di carico pari a circa 200 confezioni all’ora, e di sei telecamere ad alta risoluzione per la tracciabilità del farmaco attraverso la lettura dei codici a barre apposti esternamente alle confezioni. All’interno, un gruppo di presa robotizzato multipicking consente l’erogazione di circa mille confezioni all’ora e il prelievo fino a otto confezioni contemporaneamente con un singolo movimento.

Un singolo operatore di magazzino è in grado di garantirne il funzionamento.