Un magazzino che non esiste fisicamente ma garantisce forniture continue e su misura. Una logistica ospedaliera progettata già in fase di gara, per garantire consegne flessibili, efficienti e sostenibili. Un processo di allocazione delle risorse disponibili in base al fabbisogno espresso da ciascun Ente sanitario. È questa la direzione intrapresa da ARIA S.p.A., la centrale acquisti della Regione Lombardia, nella riorganizzazione della supply chain sanitaria, sempre più integrata e basata sull’analisi predittiva dei dati.
«La centrale d’acquisto entra in gioco nella progettazione della gara e quindi favorisce l’innescarsi dei meccanismi che poi andranno a concretizzare la logistica in ambito ospedaliero», spiega Elisa D’Autilia, Responsabile Struttura Gare Aggregate Dispositivi e Tecnologie Medicali di ARIA.
Tre modelli logistici per rispondere ai bisogni degli enti
Alla base dell’attività di ARIA c’è una progettazione degli appalti capace di prevedere già in fase iniziale i modelli logistici da attivare. ARIA definisce i modelli logistici più idonei in relazione alla tipologia di prodotto, alla frequenza di utilizzo e alla capacità operativa degli enti coinvolti. Le principali opzioni adottate sono la consegna a transito, la consegna a stoccaggio e il conto deposito. Ogni modello risponde a specifiche esigenze e può essere previsto singolarmente o in combinazione, per adattarsi alle diverse realtà ospedaliere.
Come sottolinea D’Autilia: «Quando si progetta la gara bisogna prevedere uno di questi modelli o la loro coesistenza, così da consentire all’ente di esprimere al meglio la propria necessità in fase di esecuzione del contratto».
Questa modularità logistica rappresenta un punto di forza nella costruzione delle gare: consente una gestione efficiente delle scorte, una migliore adattabilità alle variazioni di fabbisogno e una significativa riduzione del rischio di sprechi o carenze lungo la catena di fornitura.
ARIA progetta gli appalti prevedendo la modularità dei modelli logistici fin dall’inizio
Il conto deposito, in particolare, rappresenta una soluzione più onerosa ma strategica per dispositivi tecnologici e ad alto valore economico, perché consente di mantenere una disponibilità immediata in sede ospedaliera, gestita direttamente dal fornitore. «In questo modo l’ospedale ha il vantaggio di costi di immobilizzo finanziario pressoché ridotti, quasi annullati, e un lead time di rifornimento praticamente nullo».
Il magazzino virtuale: una risposta alle carenze logistiche
Una programmazione efficace degli approvvigionamenti è fondamentale per la tenuta del sistema sanitario regionale: consente di garantire continuità nell’erogazione delle cure, razionalizzare le risorse e offrire al mercato un quadro chiaro delle esigenze future. In questo contesto si inserisce la programmazione triennale delle gare centralizzate di ARIA S.p.A., il cui obiettivo è assicurare l’approvvigionamento di beni e servizi sanitari in modo equo, sostenibile e tempestivo.
Tutto parte dalla raccolta sistematica dei fabbisogni comunicati dagli enti, che rappresentano la base tecnica e quantitativa per la progettazione delle gare. Questa modalità partecipata consente di costruire procedure realmente aderenti alle esigenze operative delle strutture sanitarie lombarde e, al tempo stesso, di fornire al mercato indicazioni puntuali, così che i fornitori possano prepararsi con soluzioni produttive e logistiche calibrate sui volumi richiesti.
Una programmazione efficace degli approvvigionamenti è fondamentale per la tenuta del sistema sanitario regionale
Il magazzino virtuale è una delle soluzioni più innovative introdotte da ARIA per affrontare in modo strutturale le carenze di approvvigionamento che possono compromettere la continuità delle cure. L’esigenza nasce da un dato chiaro: l’indisponibilità di cure tempestive è spesso più legata a inefficienze logistiche che a fattori clinico-assistenziali. È quanto emerso già nel 2010 da un lavoro di Lega, Mauri e Prenestini, che ha rappresentato un punto di svolta per ripensare le strategie di approvvigionamento nel sistema sanitario.
«È stato per noi cruciale per cercare di tamponare il problema dell’indisponibilità del prodotto nel tempo», spiega Luminita Costea, Responsabile Struttura Programmazione, Progettazione e Monitoraggio Gare di ARIA. «L’implementazione del cosiddetto magazzino virtuale nasce proprio per superare questa criticità e garantire una continuità di fornitura, gestire le fluttuazioni di fabbisogno e permettere un’ottimizzazione della programmazione tempestiva delle gare».
Nel sistema di e-procurement di ARIA, i fabbisogni espressi sono tradotti in massimali specifici ovvero quanto ciascun Ente può effettivamente acquistare dalla Convenzione. A fronte, ad esempio, di un fabbisogno stimato pari a 100, l’ente vedrà disponibili 100 unità, evitando così fenomeni distorsivi come l’erosione prematura delle convenzioni o il cosiddetto “click day”, durante il quale più enti si connettono simultaneamente per accaparrarsi le forniture più richieste.
Il magazzino virtuale, pur non essendo fisico, è pienamente operativo all’interno della piattaforma di e-procurement di ARIA. Qui le scorte disponibili vengono allocate in base ai fabbisogni, assicurando distribuzione proporzionale, monitoraggio continuo e massima trasparenza. In pratica, chi ha pianificato bene può contare sulle quantità previste, senza il rischio che vengano assorbite da altri.
«Inoltre, le gare sono progettate con opzioni flessibili che permettono di gestire le fluttuazioni dei fabbisogni e, per quanto possibile, di includere anche gli enti che non avevano comunicato i propri fabbisogni in fase iniziale. Si tratta di una programmazione dinamica, che in caso di erosione anticipata consente l’attivazione tempestiva di nuove gare, così da evitare interruzioni nella fornitura», sottolinea Costea. «Le quantità vengono elargite in modo proporzionale nel tempo, così che il tasso di erosione sia allineato al tempo di avanzamento del contratto stesso».
L’indisponibilità di cure tempestive è spesso più legata a inefficienze logistiche che a fattori clinico-assistenziali
Per rafforzare ulteriormente questa strategia, ARIA lavora da sempre a modelli di consegna sempre più flessibili, capaci di adattarsi alle specificità logistiche di ciascun ente. «L’idea è quella di superare le criticità logistiche attraverso la combinazione di più modelli – come la consegna a stock e il conto deposito – integrando le caratteristiche di ciascuno per avvicinarsi quanto più possibile al modello ideale per ogni ospedale», afferma D’Autilia.
Il magazzino virtuale si inserisce così in una visione più ampia di logistica adattiva, che non solo distribuisce in modo più razionale le scorte, ma consente anche una pianificazione più tempestiva e personalizzata, integrandosi con i modelli predittivi e gli strumenti di business intelligence che ARIA sta progressivamente implementando lungo tutta la filiera.
Fabbisogno predittivo e intelligenza artificiale
Elemento centrale del sistema è la capacità di stimare in modo sempre più preciso il fabbisogno. L’analisi storica dei consumi, i flussi ministeriali e le previsioni degli enti costituiscono la base su cui ARIA costruisce i propri modelli previsionali.
Per avvicinarsi a questa precisione, ARIA sta investendo in business intelligence, modelli predittivi e machine learning. Tecnologie che permettono di interpretare meglio i dati e costruire un sistema informativo unico, interrogabile in tempo reale per pianificare con più accuratezza le gare future. L’obiettivo è valorizzare pienamente il patrimonio informativo già disponibile – dai consumi storici al tasso di erosione delle convenzioni, fino alle previsioni di fabbisogno degli enti – e trasformarlo in un motore predittivo in grado di supportare con maggiore precisione la programmazione delle gare e la distribuzione dei dispositivi.
L’obiettivo è trasformare i dati disponibili in motori predittivi efficaci
«Stiamo lavorando alla creazione di un unico punto di accesso al patrimonio informativo, interrogabile all’occorrenza per comprendere quale sarà il tasso di consumo futuro dei dispositivi da porre a gara», spiega Elisa D’Autilia. «In questo modo sarà possibile allineare in modo più puntuale la disponibilità dei prodotti alle reali necessità delle strutture sanitarie, evitando sprechi e carenze».
L’integrazione dell’AI nella logistica sanitaria rappresenta un ulteriore passo verso un sistema più reattivo, personalizzato e sostenibile, capace di rispondere alle esigenze del Servizio sanitario regionale in tempo reale, con l’obiettivo ultimo di garantire continuità ed equità nell’accesso alle cure.
Verso una logistica “smart” e sostenibile
Un altro fronte di sviluppo è quello della logistica green, in linea con i principi del Green Public Procurement e dell’Agenda ONU 2030.
«Parliamo di consegne con veicoli verdi, imballaggi riciclabili e tutto ciò che il fornitore può proporre per adottare modelli sostenibili anche nella logistica sanitaria».
Infine, è in corso un progetto per la costruzione di una anagrafica condivisa dei dispositivi, con un codice univoco per ciascun prodotto. Un passo importante verso l’interoperabilità dei dati tra ARIA e le strutture sanitarie lombarde, per parlare «lo stesso linguaggio» in ogni fase della catena logistica.
