Le metodologie Lean offrono opportunità di miglioramento ed efficienza, promuovendo una cultura di costante crescita e collaborazione tra diverse figure professionali. Da alcuni anni si stanno affermando anche in ambito sanitario, e ancora di più in questi mesi di profonda revisione dell’SSN l’approccio olistico verso il cambiamento risulta fondamentale per trasformare il modo in cui le strutture sanitarie operano, garantendo un servizio più efficace e centrato sul paziente. La prospettiva di integrare tali metodologie nei progetti nazionali di riforma come il PNRR e il DM77 rappresenta una significativa opportunità per il settore sanitario.

Approfondiamo l’argomento con Emanuele Porazzi, Rossella Pozzi ed Elisabetta Garagiola, di LIUC Business School, che alle tematiche di Lean e Operation Management dedica il nuovo Master OPTIMA, in partenza a ottobre 2023.

Professor Porazzi, perché la metodologia Lean può essere utile nell’ambito sanitario?

In epoca pre-Covid, apportare modifiche ai processi nel contesto sanitario rappresentava una sfida considerevole. Tuttavia, con l’avvento della pandemia, gli operatori hanno notato con sorpresa che importanti cambiamenti potevano essere implementati in pochi giorni, persino su processi consolidati nel tempo, che si ripetevano solo perché “si era sempre fatto così”. Questo ha alimentato la volontà di esplorare la possibilità di rivedere alcune organizzazioni e processi. Di conseguenza, è emersa la necessità di misurare tali cambiamenti al fine di verificare se le modifiche apportate comportavano un valore aggiunto rispetto alle procedure precedenti. L’identificazione di indicatori che confermassero il successo delle modifiche è stata cruciale in questo contesto.

Un tema di grande rilevanza che si sta affacciando nel contesto sanitario è la visione centrata sul paziente. È vero che sono anni che si parla del “paziente al centro”, e sicuramente è così dal punto di vista clinico e medico, ma non si è mai data particolare attenzione al percorso del paziente all’interno delle strutture: ad esempio, sono frequenti i momenti di attesa che potrebbero essere migliorati, e su questo aspetto la possibilità di applicare metodiche Lean che permettono di misurare, analizzare dei dati e comprendere come migliorare il processo dell’organizzazione in ottica win-win potrebbe fare davvero la differenza, considerando il miglioramento sia per il professionista che deve lavorare a quel processo sia per il singolo assistito o per il caregiver. Ciò potrebbe significare una riduzione dei tempi di attesa tra visite, terapie e rilascio di referti.

Nell’ottica del miglioramento del percorso del paziente, le metodologie Lean, come il Value Stream Mapping, si dimostrano estremamente utili. Attraverso questa tecnica, è possibile analizzare i dati per individuare eventuali colli di bottiglia e valutare la possibilità di svolgere alcune attività in parallelo anziché sequenzialmente.

L’approccio olistico verso il cambiamento risulta fondamentale per trasformare il modo in cui le strutture sanitarie operano, garantendo un servizio più efficace e centrato sul paziente

Riteniamo sia essenziale che alcune competenze manageriali, attualmente associate a specifici ruoli come gli ingegneri gestionali, vengano condivise con altri professionisti. Questo permetterebbe di attivare cambiamenti sia a livello individuale che attraverso la collaborazione di team, dove tutti contribuiscano a migliorare il lavoro complessivo. Un approccio olistico a 360° è essenziale per consentire a ciascuno di mettere a disposizione le proprie competenze per il miglioramento del sistema. Ad esempio, un responsabile degli acquisti, anziché concentrarsi esclusivamente sulle diverse tecnologie disponibili, dovrebbe considerare come la scelta di una specifica tecnologia impatti l’intero contesto organizzativo, non limitandosi a valutare soltanto il costo singolo.

Professoressa Pozzi, quali tecniche Lean possono essere applicate con successo alla sanità?

Le esperienze di adozione delle pratiche Lean, come il Toyota Production System, originariamente sviluppate nel contesto delle fabbriche, si sono progressivamente estese oltre il perimetro della produzione, trovando un’applicazione efficace anche negli uffici e su processi più “soft”. Negli ultimi anni, tali metodologie sono state implementate con successo anche all’interno delle strutture ospedaliere, coinvolgendo processi che riguardano pazienti e altre tipologie di “risorse” al di fuori delle tradizionali macchine su cui si basa la Lean Production.

Questo processo ha portato a una trasformazione nota come “Lean Thinking“, una prospettiva orientata verso l’approccio Lean, finalizzata alla rimozione degli sprechi presenti in qualsiasi attività o processo, con l’obiettivo di conseguire risultati più efficaci e di qualità superiore con minori risorse impiegate.

• L’implementazione delle 5S, un sistema organizzativo che si basa sui principi del Visual Management. L’obiettivo è organizzare l’area di lavoro in modo tale che con una sola occhiata si possa capire rapidamente lo stato delle cose, ad esempio, identificare le persone in attesa o coloro che hanno già completato il percorso.
• L’ambito dello Standard Work, che si riferisce alle istruzioni operative per garantire che tutte le attività siano svolte correttamente e nei tempi previsti.
• L’attenzione alla qualità attraverso l’utilizzo di tecniche di problem solving. In particolare, si fa uso di strumenti di formalizzazione come il foglio A3, che consente di applicare il ciclo PDCA (Plain-Do-Check-Act) per individuare la causa radice di un problema e definire contromisure adeguate per risolverlo. Inoltre, l’analisi di Pareto viene utilizzata per identificare quelle poche cause che contribuiscono maggiormente ai problemi, al fine di concentrare gli sforzi su aspetti che hanno un impatto significativo sul processo.
• Tra le tecniche del Just In Time, si può menzionare il Value Stream Mapping, una pratica di mappatura del flusso del valore applicabile anche nei processi di cura. Questa tecnica fornisce uno strumento per individuare possibili miglioramenti nel sistema. Ad esempio, permette di oggettivare i tempi di attraversamento del processo, identificare attese prolungate o tempi variabili, e fornire un’analisi dettagliata alle persone responsabili del processo, aiutandole a individuare aree di miglioramento che potrebbero non essere state chiare in precedenza. In questo modo, è possibile creare un flusso più efficiente e privo di interruzioni, intoppi e rilavorazioni, riducendo così perdite di tempo e tempestività.

Le analisi Lean, nate in ambito produttivo, hanno avuto e continuano ad avere un impatto estremamente positivo e promettente in sanità

L’evidenza dimostra che queste pratiche, originariamente sviluppate nell’ambito produttivo e successivamente estese ad altri settori, compresa la sanità, hanno avuto e continuano ad avere un impatto estremamente positivo e promettente. Inoltre, va sottolineato che spesso queste tecniche richiedono un investimento quasi insignificante, in quanto, ad esempio, la realizzazione di una mappatura di questo tipo non comporta costi elevati come potrebbe essere necessario per l’acquisto di un nuovo macchinario.

Le pratiche impiegate nell’ambiente ospedaliero e nel contesto sanitario sono molteplici e comprendono diverse tecniche per garantire stabilità e miglioramenti nei processi. Tra queste, è possibile menzionare:

Tuttavia, è fondamentale riconoscere che queste attività richiedono un’analisi approfondita e, pertanto, il supporto di personale adeguatamente formato è essenziale.

Dottoressa Garagiola, partendo da questo contesto, a chi si rivolge il nuovo Master OPTIMA?

L’approccio alle operazioni nel settore sanitario sta subendo un significativo cambiamento, caratterizzato da una maggiore apertura verso l’adozione dei metodi Lean, che fino a soli 10-15 anni fa non venivano praticamente utilizzati. Queste pratiche hanno avuto origine negli Stati Uniti e stanno gradualmente guadagnando terreno anche in Italia. Uno degli ospedali pionieri nell’adozione delle metodiche Lean in Italia è stato l’Ospedale Galliera di Genova, che ha istituito un gruppo di lavoro dedicato all’implementazione di tali metodologie. Altri enti e strutture hanno successivamente seguito questo esempio, adottando a loro volta le metodiche Lean.

A livello di istituzioni regionali, a partire dal 2018, la Regione Lombardia ha istituito l’unità operativa per la gestione operativa, con l’obiettivo di garantire che ogni azienda sanitaria disponga di un dipartimento dedicato all’osservazione, all’analisi e al miglioramento dei processi. Questo approccio rappresenta un autentico cambio di paradigma che, partendo dalla Lombardia, si sta gradualmente diffondendo anche in altre Regioni.

Tuttavia, nonostante gli sforzi fatti, le metodiche Lean spesso vengono applicate in modo non del tutto consapevole, e sarebbe pertanto opportuno fornire una formazione adeguata agli operatori sanitari riguardo a questa cultura di miglioramento continuo. Ecco l’obiettivo del nostro Master: promuovere una formazione specifica finalizzata a sviluppare una mentalità orientata al miglioramento costante, coinvolgendo tutte le figure professionali, non solo ingegneri gestionali, economisti o manager, ma anche medici, farmacisti, operatori sanitari, infermieri e ingegneri clinici.

Un approccio integrato con il coinvolgimento di tutti i professionisti della sanità è essenziale per ottimizzare i processi e migliorare l’efficienza delle strutture sanitarie

Il nostro Master si rivolge dunque a una vasta gamma di professionisti, al fine di coinvolgere tutti coloro che operano nel settore sanitario e che desiderano acquisire competenze e conoscenze in ambito Lean, indipendentemente dal ruolo ricoperto, perché crediamo che un approccio integrato sia essenziale per ottimizzare i processi e migliorare l’efficienza delle strutture sanitarie. Questo percorso formativo è specificamente indirizzato a studenti che sono già inseriti nel mondo lavorativo. Le lezioni prevedono una parte teorica, integrata da esercitazioni e casi studio, e una parte applicativa. Lo scopo è quello di mettere a disposizione degli studenti uno strumento completo, una sorta di “cassetta degli attrezzi”, che consenta di comprendere le diverse metodologie e di applicarle in maniera concreta nella propria realtà lavorativa.

Al termine del corso, gli studenti avranno l’opportunità di sviluppare un project work finale, con il supporto dei nostri tutor, al fine di applicare le metodiche apprese durante il corso al contesto aziendale in cui operano.

Professor Porazzi, in conclusione, nell’ambito del PNRR, si stanno utilizzando le metodiche Lean per rivedere i processi?

Dalla nostra esperienza riguardo all’introduzione di nuove attività nel processo di modifiche organizzative in ottica PNRR, anche a livello territoriale, possiamo affermare che molto dipende dall’aspetto che il PNRR stesso sta sottolineando con forza, ovvero l’importanza di avere un bravo project manager a capo dei progetti. Pertanto, auspichiamo che il project manager incaricato di introdurre, modificare o apportare cambiamenti all’interno del processo sanitario sia una figura competente che possieda una solida formazione nelle tecniche di gestione e di Lean management.

Il territorio può diventare un terreno fertile per sperimentare e implementare i processi migliori

Inoltre, riteniamo che il successo nell’implementare queste metodiche sia strettamente connesso alla sensibilità del contesto in cui si opera. Ciò si estende anche al livello territoriale, dove è fondamentale che vi siano coordinatori che comprendano appieno le problematiche e che si siano impegnati a superare le resistenze al cambiamento. In tal modo, sarà possibile adottare un approccio innovativo, evitando di riproporre vecchie dinamiche e cercando, invece, di sperimentare nuovi processi organizzativi. Considerando che spesso le modifiche organizzative comportano anche modifiche nel layout e nella struttura del luogo di lavoro, il territorio può diventare un terreno fertile per sperimentare e implementare i processi migliori.

Il PNRR rappresenta un’ottima opportunità per promuovere l’utilizzo delle metodiche Lean. Speriamo che tali opportunità vengano sfruttate al massimo e che, attraverso l’applicazione di queste metodologie, si possa raggiungere un risultato significativo e un impatto positivo sulle organizzazioni coinvolte.

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